かれこれ３年以上、時短勤務のワーキングマザーをやっています。
この10月よりキャリアアップによる仕事内容の変更に伴い、不慣れな作業が増え、作業時間が足りなくなることがわかっています。
効率よく業務を回すには、どうすればよいのか、を考えるヒントとしてちきりんさんの「自分の時間を取り戻そう」を参考に生産性向上案を考えたいと思います。
生産性を上げる方法
インプットを増やす
現在の仕事時間（月間）は120時間
平日５日間、実働６時間
１か月20日間として、120時間、仕事しています。
この120時間で不足する分を補う方法の最も簡単な方法は、通常勤務に戻すこと。
つまり、インプット（時間）を増やすということです。
インプットを増やした場合は、150時間
１日7.5時間勤務にすることで、１か月150時間となり、30時間も増えます。
やったね！問題解決…なぁんて現実的には、無理です。
物理的な問題点
- 子どもの送迎が必要なため、時間制約がある
- そもそも通勤時間が長い
精神的な問題点
- 今更、がむしゃらに頑張ることはしたくない
- そこまで会社にコミットしたくない気持ちがある
そもそも、時間を増やしたからといって、その時間ですべての作業を賄えるとは思えません。
だったらほかの方法として、インプットを増やさずに、アウトプットを増やすことで生産性を上げることを考えていく必要があります。
インプットを増やさずに、アウトプットを増やすには？
「無駄な作業をやめる必要がある」とちきりんさんは言っています。
とはいえ、無駄な作業なんてない、私の仕事は全部必要な作業だ！と思っていたのですが、無駄な時間を減らす具体的な方法として、以下４つが挙げられていました。
１．「すべてをやる必要はない！」と自分に断言する
「自分の時間を取り戻そう」より
２．まず「やめる」
３．「最後まで頑張る場所」は厳選する
４．時間の家計簿をつける
１．「すべてをやる必要はない！」と自分に断言する
これは、作業の優先順位をつけて、重要な仕事だけを終わらせることを考える必要があるということです。
例えば、こんなことをやっていませんか？ と問われています。
短時間で返信できるメールを先に対応する
相手から即時返事が来る
すぐ返信する
さらに相手から即時返事が来る
これを繰り返すと
結果、メールのやり取りで時間を取られて、重要な仕事に手を付けられない状態となる。
すごく身に覚えがあります。
重要な仕事に取り掛かる前に、忘れないうちに、と思って、パパっと返したものに限って、相手から即レス来て、なかなか重要な仕事を進める時間が無くなる…
仕事の順番として、重要な仕事を終わらせることを最優先にすることで、他の仕事が終わっていなくても、大丈夫と割り切れるようになります。
私の仕事は「計画：相手があるものについて、段取りをスケジューリング」「リスクマネジメント、コストコントロール：予算、納期の変動をいかにして抑えるか」が重要です。
ということは、以下のような考え方で仕事を進めていけばよいと考えられます。
考えずにできることは、他の人に任せる
じっくり考える必要があるものは、プラスとなる提案を出す
２．まず「やめる」
「やらないと決めてから、やらなくてすむ方法を考える」
「自分の時間を取り戻そう」より
やめるにしても、相手がある場合は、相手にメリットを提供など、罪悪感なくやめてみようとのこと
やらなくて済む方法が見えなくても、これはやらない！と決めることが大事なんだそう。
やらないと決めたことによって方法が見えてくるということですね。
３．「最後まで頑張る場所」は厳選する
学習曲線の考え方で、初めて学ぶことは、20%の投入時間で80%はできるようになるとのこと。
そこから100％に到達するまで80%の時間がかかるので、100％にするかどうかは、自分が身に着けたいことかどうか、を基準に考えればよいという考え方ですね。
資料などは、着手２割で、完成形のまえに確認することもよいかもしれません。
４．時間の家計簿をつける
無駄を把握するためには、1週間、1時間ごとの詳細な記録を残せばよいとのことでした。
記録をすることで、使途不明時間が見え、無駄な時間を減らす意識が高まるそうです。
家計簿をつけるとお金の出入りが見えてきて、無駄に気づくので、それと一緒ですね。
今後やること
まずは、重点的に以下２つを取り組みたいと思います。
１．「すべてをやる必要はない！」と自分に断言する
４．時間の家計簿をつける
以上、「自分の時間を取り戻そう」を読んで、生産性を上げる方法を考えてみました。
